¿Pueden los empresarios controlar el correo electrónico?

Con el auge del trabajo a distancia y las avanzadas tecnologías informáticas a nuestro alcance, somos mucho más capaces de hacer, sobre todo cuando se trata de hacer un seguimiento del lugar de trabajo.

Los empresarios hacen un seguimiento de sus empleados para asegurarse de que siguen ofreciendo un trabajo de calidad. Pero, ¿hasta qué punto pueden hacer un seguimiento estos empresarios? ¿Pueden controlar tus correos electrónicos?

Si se pregunta, como empresario, qué puede controlar, está en el lugar adecuado. Si eres un empleado y te has topado con este blog, tú también puedes aprender qué es exactamente lo que tu empleador puede rastrear cuando estás en el trabajo.

¿Controlan los empresarios el correo electrónico de sus empleados?

Sí, es habitual que los empresarios controlen el correo electrónico de sus empleados, sobre todo en las organizaciones medianas y grandes, donde es crucial mantener la seguridad, la productividad y el cumplimiento de las políticas de la empresa. Supervisar el correo electrónico de los empleados puede ayudar a las empresas a identificar riesgos potenciales, como filtraciones de datos, acoso u otros comportamientos inadecuados, así como a garantizar que los empleados utilizan los recursos de la empresa de forma eficiente y eficaz.

Sin embargo, el alcance de la supervisión y los métodos utilizados pueden variar mucho en función de la organización y sus necesidades específicas. Algunas empresas sólo controlan los correos electrónicos caso por caso, mientras que otras disponen de sistemas automatizados para escanearlos periódicamente en busca de determinadas palabras clave u otras posibles señales de alarma.

Los empresarios pueden utilizar otros tipos de control para mejorar su lugar de trabajo. Por ejemplo:

• Videovigilancia: Los empresarios pueden instalar cámaras para controlar la actividad de los empleados, garantizar la seguridad y evitar robos u otras conductas indebidas.
• Supervisión de ordenadores e Internet: Los empresarios pueden hacer un seguimiento del uso que los empleados hacen del ordenador, incluida la navegación por internet, los correos electrónicos y los mensajes instantáneos, para garantizar la productividad y el cumplimiento de las políticas de la empresa.
• Control telefónico: Los empresarios pueden controlar las llamadas telefónicas de los empleados para garantizar la calidad, con fines de formación o para proteger información sensible.
• Seguimiento por GPS: Los empresarios pueden rastrear la ubicación de los empleados, sobre todo de los que trabajan sobre el terreno o conducen vehículos de la empresa, por motivos de seguridad y productividad.
• Sistemas de control de presencia: Los empresarios pueden utilizar diversos sistemas para controlar las horas de trabajo, la puntualidad y la asistencia general de los empleados.
• Control biométrico: Los empleadores pueden utilizar huellas dactilares, reconocimiento facial u otros sistemas biométricos para confirmar la identidad de los empleados, controlar el acceso a áreas restringidas y mantener registros de asistencia precisos.
• Supervisión de las redes sociales: Los empleadores pueden supervisar la actividad de los empleados en los medios sociales para garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa y proteger la reputación de la organización.

¿Pueden los empresarios controlar el correo electrónico de sus empleados?

Por lo general, los empresarios están autorizados a supervisar el correo electrónico de sus empleados, especialmente cuando utilizan cuentas y dispositivos de correo electrónico proporcionados por la empresa. Sin embargo, el grado en que los empresarios pueden controlar los correos electrónicos de los empleados y los requisitos necesarios para hacerlo varían según el país y la jurisdicción.

A menudo, los empresarios tienen que cumplir requisitos legales a la hora de realizar controles. Entre ellas figuran:

Informar a los empleados

Los empresarios deben comunicar sus políticas de supervisión del correo electrónico a los empleados mediante un manual del empleado, una política escrita o sesiones de formación. Los empleados deben ser conscientes de que sus cuentas de correo electrónico de trabajo pueden ser controladas y no deben esperar privacidad cuando utilicen los sistemas de correo electrónico de la empresa.

Asegurarse de que existe un propósito comercial legítimo

Los empresarios deben tener una razón válida para supervisar los correos electrónicos de los empleados, como proteger los activos de la empresa, garantizar la productividad, mantener la seguridad o garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa.

Respetar la intimidad de los empleados

Los empresarios deben evitar una vigilancia excesiva o invasiva y centrarse en las comunicaciones relacionadas con el trabajo. A veces, los empresarios pueden tener que obtener una orden judicial o seguir procedimientos específicos antes de acceder a los correos electrónicos personales de los empleados.

Cumplir la normativa de protección de datos

Los empleadores deben cumplir las leyes de protección de datos y privacidad aplicables al supervisar los correos electrónicos de los empleados, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD ) de la Unión Europea.

Respetar los derechos de los trabajadores

Al controlar el correo electrónico, los empresarios deben tener cuidado de no vulnerar los derechos de los empleados a la libertad de expresión, asociación y protección contra la discriminación.

Ventajas de la supervisión del correo electrónico de los empleados

Los consumidores pueden estar familiarizados con la práctica de supervisar a los agentes de atención al cliente para mejorar la atención y la formación. Sin embargo, hay algo más.

Supervisar los correos electrónicos puede ayudar a identificar y prevenir posibles amenazas a la seguridad, como ataques de phishing, programas maliciosos o el intercambio no autorizado de información confidencial. Esto puede proteger los activos y la reputación de la organización. La supervisión también puede impedir que se comparta sin autorización información confidencial o sujeta a derechos de propiedad, garantizando así la seguridad de la valiosa propiedad intelectual.

La supervisión del correo electrónico ayuda a los empleados a cumplir las normativas específicas del sector, las leyes de protección de datos y las políticas de la empresa. Esto puede minimizar el riesgo de sanciones legales, multas o daños a la reputación de la organización.

Al supervisar el correo electrónico, las empresas pueden conocer mejor las pautas de trabajo de los empleados e identificar cualquier ineficiencia o pérdida de tiempo. Esto puede ayudar a mejorar la productividad y agilizar la comunicación. Los empresarios también pueden evaluar la calidad del servicio, identificar áreas de mejora y aplicar los cambios necesarios.

En disputas legales o investigaciones internas, las comunicaciones por correo electrónico archivadas pueden servir como valiosas pruebas para apoyar o refutar reclamaciones, ayudando a resolver los problemas de forma más eficiente. Los correos electrónicos almacenados pueden identificar casos de acoso, discriminación u otras conductas inapropiadas, lo que permite a los empresarios tomar medidas rápidas y mantener un entorno de trabajo seguro, respetuoso y profesional.

Cómo supervisan los empresarios el correo electrónico de sus empleados en entornos remotos

El software de supervisión del correo electrónico de los empleados está diseñado para rastrear, analizar y gestionar los correos electrónicos enviados y recibidos por los empleados de una organización. Las características de estas herramientas de software pueden variar, pero algunas de las más comunes son el filtrado de contenidos, el escaneado de archivos adjuntos, la prevención de pérdida de datos (DLP), las alertas y notificaciones, la elaboración de informes y los controles de acceso.

1. Servidor de correo electrónico de la empresa: La mayoría de las organizaciones ofrecen a sus empleados cuentas de correo electrónico alojadas en el servidor de correo electrónico de la empresa. Los empresarios pueden acceder, controlar y revisar los correos electrónicos enviados o recibidos a través de estas cuentas, independientemente de si los empleados trabajan a distancia o in situ.
2. Software de control: Los empresarios pueden utilizar software especializado para supervisar la actividad del correo electrónico de los empleados. Estas herramientas pueden rastrear los correos electrónicos entrantes y salientes, identificar patrones sospechosos y marcar palabras clave o archivos adjuntos específicos. El software de supervisión puede instalarse en dispositivos proporcionados por la empresa o integrarse en el sistema de correo electrónico.
3. Supervisión remota del escritorio: Los empresarios pueden utilizar herramientas de supervisión remota del escritorio que proporcionan acceso en tiempo real a la pantalla del ordenador de un empleado. Esto puede permitir a los empleadores ver la actividad de correo electrónico de los empleados en el momento en que se produce, junto con otras actividades en el dispositivo del empleado.
4. VPN y supervisión de la red: Cuando los empleados trabajan a distancia y se conectan a la red de la empresa a través de una red privada virtual (VPN), los empresarios pueden supervisar la actividad de la red, incluidas las comunicaciones por correo electrónico, para garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa y mantener la seguridad.

Características del software de supervisión del correo electrónico de los empleados

El software de supervisión del correo electrónico de los empleados puede escanear el contenido del correo electrónico en busca de palabras clave, frases o patrones específicos que puedan indicar infracciones de las políticas, comportamientos inadecuados o posibles riesgos para la seguridad. También puede analizar los archivos adjuntos a los correos electrónicos para detectar posibles amenazas a la seguridad, como programas maliciosos o fugas de datos confidenciales.

Las funciones de DLP pueden ayudar a identificar y evitar el intercambio no autorizado de información sensible o confidencial a través del correo electrónico, como propiedad intelectual, datos financieros o información personal. A continuación, el software puede enviar alertas o notificaciones a los administradores o al personal designado cuando detecte posibles infracciones de las políticas, amenazas a la seguridad u otros problemas.

Los gestores pueden utilizar informes y análisis generados por software para conocer la actividad del correo electrónico, como el volumen de mensajes enviados y recibidos, los patrones de comunicación y el contenido marcado. Esto puede ayudar a los empresarios a identificar tendencias, problemas potenciales y áreas de mejora.

La configuración del software puede variar. A veces, el software puede integrarse con otros sistemas, como sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS), herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) o plataformas de ciberseguridad.

Algunos programas deben descargarse en una consola central y ser configurados por un administrador de control de acceso. A partir de ahí, pueden configurar el software y establecer los niveles de acceso y permisos para los administradores o el personal designado, permitiéndoles revisar y gestionar las actividades de supervisión del correo electrónico según sea necesario. El software puede configurarse con políticas y reglas específicas basadas en las necesidades de la organización, garantizando que la supervisión se adapte a los requisitos y objetivos de la empresa.

Por suerte, el software puede almacenar y archivar correos electrónicos de acuerdo con las políticas de la empresa y los requisitos normativos, lo que ayuda a garantizar un registro adecuado y facilita las auditorías o investigaciones. Estas funciones de cumplimiento ayudan a las organizaciones a mantener la conformidad con las normativas específicas del sector y las leyes de protección de datos, como HIPAA, GDPR o FINRA.

El mejor software para supervisar el correo electrónico de los empleados

Las empresas deben tener en cuenta factores como la facilidad de uso, la escalabilidad, las capacidades de integración y el cumplimiento de las leyes y normativas aplicables a la hora de seleccionar un software de supervisión del correo electrónico de los empleados.

Encontrar el mejor software para su empresa es muy importante. Con SoftActivity, puede supervisar las estaciones de trabajo y los ordenadores de los empleados, incluido el correo electrónico, para mantener la seguridad de la empresa, evitar fugas de datos y amenazas internas y promover una plantilla productiva.

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Por el equipo de SoftActivity.