¿Cómo rastrean los empresarios el uso de Internet?

Con cada vez más trabajadores que se conectan a distancia, las empresas pueden seguir controlando su asistencia, comportamiento con el ordenador y uso de Internet mediante un software de control rutinario de empleados.

Hay muchas formas distintas de hacer un seguimiento del uso que hacen los empleados de Internet, por lo que cada empresa puede emplear un método diferente. Así es como los empresarios rastrean el uso de Internet y mucho más.

¿Qué es el seguimiento de empleados en línea?

El seguimiento de empleados en línea, también conocido como seguimiento de empleados a distancia o seguimiento digital de empleados, se refiere a la práctica de supervisar y realizar un seguimiento de las actividades relacionadas con el trabajo y el rendimiento de los empleados cuando trabajan a distancia o utilizan herramientas y plataformas en línea. Consiste en utilizar software y tecnologías para rastrear y recopilar datos sobre las interacciones digitales y los hábitos de trabajo de los empleados.

Los 5 métodos más comunes para el seguimiento de los empleados en línea incluyen:

1. Software de control del tiempo: Las herramientas de seguimiento del tiempo permiten a los empleados registrar sus horas de trabajo y controlar el tiempo dedicado a tareas o proyectos específicos. Pueden incluir funciones como capturas de pantalla, niveles de actividad y control del tiempo de inactividad.
2. Software de gestión de proyectos: Estas plataformas ayudan a seguir el progreso y el estado de las tareas y los proyectos. Suelen incluir funciones que permiten a los gestores supervisar la carga de trabajo de los empleados, el ritmo de finalización de las tareas y los plazos de los proyectos.
3. Herramientas de comunicación y colaboración: Herramientas como las plataformas de mensajería instantánea, el software de videoconferencia y las plataformas de colaboración en proyectos pueden utilizarse para hacer un seguimiento de la comunicación, la colaboración y la capacidad de respuesta de los empleados.
4. Supervisión de páginas web y aplicaciones: Los empresarios pueden utilizar programas informáticos para supervisar el uso que hacen los empleados de internet y hacer un seguimiento de las páginas web y aplicaciones a las que acceden durante las horas de trabajo. Esto puede ayudar a garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa y evitar actividades no autorizadas.
5. Análisis del rendimiento: Las herramientas de rendimiento analizan la productividad, la eficiencia y el rendimiento de los empleados a partir de los datos recopilados de diversas fuentes de seguimiento. Pueden generar informes y perspectivas para evaluar el rendimiento individual y del equipo.

¿Cómo funciona el rastreo en Internet?

Entre los distintos tipos de software y métodos para rastrear el uso de Internet, hay varias formas de hacerlo. La mayoría dependen del nivel de control que el empresario ejerce sobre el trabajador.

Los empresarios con más acceso pueden acceder a más información en el ordenador. Estas situaciones suelen implicar que el empresario suministra un ordenador de trabajo o tiene acceso remoto a los comportamientos informáticos de los empleados a través de la supervisión del sistema informático.

Entre los métodos menos invasivos se incluye el seguimiento de la actividad en software compartido. Los programas de productividad actúan de este modo. Esto significa que el empresario sólo vería los comportamientos en el programa informático. Sin embargo, puede seguir siendo un indicador de cuándo se completaron los proyectos, cómo se completaron las actividades, etc.

El mejor software de seguimiento por Internet es el que se instala en el ordenador del empleado. Este software realizará un seguimiento básico del comportamiento para identificar cuándo los empleados acceden a aplicaciones de Internet al enviar mensajes, los correos electrónicos que se envían y los archivos que se cargan o descargan. Este completo software permite a los empresarios ver mejor lo que hacen sus empleados mientras están en la empresa.

¿Cómo funciona el software de supervisión de empleados para controlar el uso de Internet?

El software de supervisión de empleados diseñado para rastrear el uso de Internet suele funcionar instalando un agente o aplicación de supervisión en el ordenador o la red del empleado. A continuación, el software captura y registra los datos relacionados con las actividades del empleado en Internet.

He aquí una visión general de su funcionamiento:

• Instalación: El empresario instala el software de vigilancia en el ordenador o la red del empleado. Esto puede hacerse manual o remotamente, dependiendo de las capacidades del software y de la infraestructura informática de la organización.
• Recogida de datos: El software de monitorización rastrea y registra varios aspectos del uso de Internet, como los sitios web visitados, las URL a las que se accede, el tiempo que se pasa en cada sitio y las páginas web específicas que se ven. También puede capturar datos sobre descargas y cargas de archivos, correos electrónicos, mensajes de chat y otras comunicaciones en línea.
• Almacenamiento de datos: Los datos recopilados suelen almacenarse de forma segura en el ordenador del empleado o en un servidor centralizado gestionado por el empresario. El programa puede comprimir y cifrar los datos para proteger su confidencialidad.
• Informes y análisis: El software de supervisión genera informes y proporciona análisis basados en los datos capturados. Estos informes pueden incluir información sobre sitios web visitados, tiempo dedicado a distintas actividades, niveles de productividad y posibles infracciones de las políticas.
• Alertas y notificaciones: Algunos programas de supervisión permiten a los empresarios configurar alertas o notificaciones para actividades o eventos específicos. Por ejemplo, pueden recibir una alerta si un empleado visita un sitio web prohibido o navega excesivamente por páginas no relacionadas con el trabajo.

Es importante tener en cuenta que las funciones y capacidades específicas del software de supervisión de empleados pueden variar en función del proveedor de software y de los requisitos de la organización. Los empresarios deben establecer políticas claras en relación con la vigilancia de Internet, informar a los empleados sobre las prácticas de vigilancia y respetar los derechos de privacidad y la normativa legal relacionada con la vigilancia de los empleados en su jurisdicción.

¿Cuál es la mejor manera de proteger los datos de la empresa y defenderse contra el robo de tiempo?

Controlar el uso de Internet no es fácil. En realidad, adopta un enfoque múltiple de mecanismos de defensa y medidas proactivas.

Para proteger los datos de la empresa y defenderse contra el robo de tiempo, es importante aplicar un enfoque global que combine diversas estrategias y prácticas. He aquí algunas buenas prácticas a tener en cuenta:

Fuertes medidas de seguridad de los datos

Una sólida seguridad de los datos es importante para garantizar que los datos de la empresa no sean robados. Entre las formas de conseguirlo está implantar un sólido sistema de control de acceso para que sólo el personal autorizado pueda acceder a determinados datos. Si alguien no autorizado accede a los datos, configure el sistema para alertar al administrador.

También son importantes las políticas de contraseñas robustas, como cambiarlas con regularidad y crear contraseñas complejas, así como la autenticación multifactor, que añaden una capa extra de seguridad para acceder a sistemas y datos críticos.

Por último, también es importante utilizar el cifrado para proteger los datos tanto en reposo como en tránsito, y actualizar y parchear periódicamente sistemas como el software, los sistemas operativos y los parches de seguridad para hacer frente a las vulnerabilidades.

Formación y sensibilización de los empleados

No todos los sistemas son perfectos. Las empresas que realizan un seguimiento de sus empleados por motivos de rendimiento y seguridad necesitan un cierto nivel de formación y concienciación. Eduque a los empleados sobre las mejores prácticas de seguridad de datos, como la gestión de contraseñas seguras, la identificación de correos electrónicos de phishing y la evitación de sitios web o descargas sospechosas.

También querrá concienciar sobre la importancia de la gestión del tiempo y desalentar las prácticas de robo de tiempo para mejorar el rendimiento de los empleados. Establezca y facilite directrices claras sobre el uso aceptable del ordenador y de Internet para que sus empleados sepan lo que se espera de ellos.

Software de supervisión de empleados

Utilice software de supervisión remota de empleados para rastrear y analizar las actividades laborales de los empleados, incluido el uso de Internet, con el fin de identificar posibles robos de tiempo o comportamientos inadecuados.

Por supuesto, es importante asegurarse de que las prácticas de supervisión cumplen los requisitos legales y respetan los derechos de privacidad de los empleados. Un paso en este sentido es comunicar de forma transparente a los empleados las políticas de control.

Implantar políticas sólidas y procedimientos de seguimiento

Los mejores sistemas de seguimiento tienen una política de control y seguimiento. Esto ayuda a los administradores con las directrices aceptables, el cumplimiento y los requisitos de comunicación. Por tanto, asegúrese de elaborar y aplicar políticas y procedimientos claros en materia de seguridad de datos, uso aceptable del ordenador y gestión del tiempo, y comuníqueselos periódicamente a sus empleados.

Sus políticas deben incluir auditorías periódicas del acceso y uso de los datos para identificar cualquier anomalía o intento de acceso no autorizado. Asimismo, tómese su tiempo para revisar los registros de seguimiento del tiempo y compararlos con las horas declaradas para detectar cualquier discrepancia o patrón de robo de tiempo.

Trabajo a distancia seguro con software de supervisión remota

Con el aumento del trabajo a distancia, es importante seguir controlando el uso de Internet para mantener tus datos a salvo. Establezca protocolos de acceso remoto seguro, incluidas VPN y conexiones seguras, para los empleados que trabajan a distancia. La implantación de medidas de seguridad en los terminales, como cortafuegos, software antivirus, software de supervisión remota y cifrado de dispositivos, protegerá los datos de los dispositivos remotos.

Controle el uso que hacen los empleados de Internet con SoftActivity

Aunque Internet es necesario para la mayoría de las funciones laborales, también puede plantear problemas a su empresa. El malware, el robo de tiempo y otros problemas pueden presentarse, y supervisar el uso de Internet con un sofisticado software de supervisión de empleados es una de las mejores formas de salvaguardar su empresa y mejorar su productividad.

Si está preparado para realizar un seguimiento del uso de Internet por parte de los empleados, mejorar la seguridad y aumentar la productividad, ¡pruebe SoftActivity hoy mismo!

Por el equipo de SoftActivity.